La transformation digitale est en marche au sein des entreprises du Groupe IBL. En intégrant les nouvelles technologies dans leurs activités, elles redessinent leur modèle opérationnel, créant de nouveaux gisements de valeur, aussi bien pour leurs équipes que pour leurs clients. HealthActiv est de celles qui ont fait ce grand saut en migrant vers un nouvel Enterprise Resource Planning (ERP) basé sur le cloud en décembre 2023.
La transformation digitale appelle à un nouvel état d’esprit. Elle est l’occasion de réinventer les process internes, à tous les niveaux, pour gagner en efficience et en agilité. Et ce, avec l’objectif final d’accroître la création de valeur pour l’entreprise ainsi que ses parties prenantes. C’est dans cette optique que HealthActiv, principal fournisseur de solutions de soins de santé et de bien-être sur le marché mauricien, a adopté son nouvel ERP au 1er décembre 2023.
Pour l’entreprise, il était essentiel de repenser la manière de travailler de ses équipes en fonction de sa stratégie de croissance. L’objectif était de remplacer l’ancien ERP par un nouvel outil, conçu sur mesure, capable de mettre en œuvre deux décisions stratégiques majeures. Tout d’abord, il s’agissait de soutenir ses ambitions d’expansion régionale, illustrées par l’acquisition en février 2023 d’une participation majoritaire dans Harley’s, un important importateur-distributeur médical et pharmaceutique opérant en Afrique de l’Est.
Il fallait ensuite doter l’entreprise d’un système de gestion d’entrepôt à la suite de sa décision d’internaliser ses opérations de stockage et de distribution. “Ce nouveau système englobe ainsi l’ensemble des activités de HealthActiv – des commandes auprès des fournisseurs à la livraison aux clients, en passant par la gestion comptable et logistique”, explique Dinesh Hurday, Head of Information Technology chez HealthActiv.
Cette transition, résultat d’un an de travail, a impliqué chaque département tout au long du cycle de création du logiciel. Encadrées par les consultants, les différentes équipes ont elles mêmes défini leurs besoins, sélectionné les solutions existantes susceptibles d’y répondre, et surtout testé les différents prototypes du logiciel durant son développement jusqu’à sa mise en service. “Cela nous a amenés à nous questionner et à revoir notre manière de faire”, confient Vannessa Thomas et Imtehiaz Meeajane respectivement, Finance Manager et Supply Chain Manager de HealthActiv.
Cette approche est la même pour tous les projets mis en œuvre au sein du Groupe IBL. “L’humain est au centre de cette transformation. Il s’agit d'impliquer les collaborateurs dans toutes les étapes, en particulier les key users. Il est important de les sensibiliser, et surtout de les exposer aux possibilités qu’offre le numérique. Le défi est de changer le mindset des collaborateurs pour les amener à questionner ce qu’ils font”, soutient Diya Nababsing-Jetshan, Head of Technology & Digital Transformation d’IBL.
Bien que les premiers mois d’adaptation n’aient pas été exempts de défis, les résultats tangibles apportés par ce nouveau système au quotidien sont indéniables. “Aujourd’hui, chaque action a un effet instantané sur toute la chaîne. Dès qu’une commande est passée, notre entrepôt la reçoit en quelques secondes, contre une trentaine de minutes auparavant. De plus, tout mouvement de stock dans l’entrepôt est automatiquement mis à jour sur la plateforme”, fait ressortir Dinesh Hurday.
Grâce au nouveau système, le partage d’informations entre les départements est désormais plus fluide et rapide. Cela se traduit par une nette réduction du volume de courriels échangés en interne, avec des pièces jointes, et des appels téléphoniques qui s’ensuivent souvent. Désormais, toutes les données sont accessibles via le système. En plus d’offrir à toutes les équipes une visibilité en temps réel sur l’ensemble des activités, il permet également une traçabilité des opérations. Ce faisant, le système aide à identifier rapidement d’éventuels points de blocage dans les processus, facilitant ainsi leur résolution en temps utile.
Les résultats sont tangibles sur le plan comptable. “Pour notre département, l’objectif était non seulement de revoir notre manière de travailler, mais surtout de réduire la paperasserie. Avant, on devait avoir les factures imprimées. Mais avec le nouvel ERP, on peut tout retrouver sur le système. Cela nous simplifiera grandement la tâche lors des exercices d’audit, par exemple, souligne Vannessa Thomas. Le reporting financier se faisait manuellement, en compilant des informations à partir de différents tableaux Excel. Désormais, le système génère automatiquement ces rapports, nous faisant gagner plusieurs jours de travail, sans parler de la réduction significative des risques d’erreurs.”
Le temps gagné grâce à l’automatisation pourra être consacré à des missions à plus forte valeur ajoutée, telles que l’analyse financière. Les comptables pourraient ainsi être appelés à participer davantage au pilotage de l’entreprise. De son côté, l’équipe de direction peut aujourd’hui accéder à tout moment à un tableau de bord qui donne une vue d’ensemble de l’activité de l’entreprise, ce qui facilite considérablement le processus décisionnel.
La prochaine étape de cette transformation digitale de HealthActiv consistera à informatiser ses opérations de livraison. “L’objectif est de trouver de l’efficience dans les routes de livraison, mais aussi de donner à nos clients la possibilité de suivre leur commande en temps réel”, explique Dinesh Hurday. Ce modèle, une fois consolidé à Maurice, sera déployé dans les opérations de Harley’s au Kenya, en Ouganda et en Tanzanie, en s’adaptant aux spécificités de ces marchés.
Pour Diya Nababsing-Jetshan, la mise en place de nouveaux systèmes marque une étape importante. “Comme HealthActiv, nombre d’entreprises du groupe ont changé leur ERP, ce qui les a poussées à ‘nettoyer’ leurs données, améliorant ainsi leur qualité. Cela leur ouvre la voie pour devenir “data-driven” en instaurant une culture et une gouvernance des données. Au-delà du reporting opérationnel, les données pourront être utilisées pour des prévisions stratégiques et le développement commercial”, conclut-elle.
Source : Together Magazine, édition 8, IBL
https://www.iblgroup.com/wp-content/uploads/2024/10/TOGETHER_8.pdf
